中国IT情報ブログ｜アライドビジネスグループ（上海・東京）

会議室の空き状況がわかりにくい、会議室が予約されていても使われずに放置されていることが多い、など会議室の管理には様々な課題があります。

弊社上海万聯（ばんれん）では、「会議室パートナー for Office 365」という名前で、Office365の会議室情報と連動したWeb、およびタブレットソリューションを提供しています。

日本には同様のソリューションも多数ありますが、弊社のソリューションには大きく2つの異なる特徴があります

1. Office365国際版・中国版の両方に対応
2. 日本語・英語・中国語のインタフェースに対応

その他の特徴は他製品とほぼ変わりません（下記参照）
中国でOffice365導入、または会議室利用の改善をお考えの方は、ぜひ上海万聯にご用命ください。

 

会議室パートナー for Office 365 主な機能（Web版）

会议室伙伴 for Office365

会議室パートナー for Office 365 主な機能（タブレット版）

1. Office365 Exchange 国際版、中国版両方に対応
2. 日本語・英語・中国語に対応
3. 当日の予約情報を確認（予約時間，タイトル，予約者）
4. 複数の会議室の予約情報を確認
5. 会議室の状況を表示（予約中、空き、使用中など）
6. 会議室が開いているときはその場で予約を作成する
7. 一定時間会議が開始されない場合は予約の自動削除
8. 予約終了時間より早く終了した際は予約の自動開放

 

 

 

 

最近上海で対応したお客様では、中国で海外とのメールが届かない、受け取れないという事例が多発しているという事例がありました。

ご存知の通りビジネス交流の急増に伴って、中国のネット環境は中国国内では大変優秀であるものの、海外とのやり取りに関しては時折問題が出る状況が続いております。ただメール取り扱い各社によってさまざまなノウハウがあり、またトラブルに対する対応方法によってもばらつきがあります。

メールは、使えて当たり前であると同時に、不具合が出ると途端に混乱してしまう大切なツールですので、コストをある程度かけても品質の高いメールサービスを利用することは、中国でのビジネスをスムーズに運営する上で大変重要な選択になります。

上海万聯では中国におけるメールサービスとしてマイクロソフト社のOffice365（中国版または国際版）をおすすめしております。移行に伴う設定設置の手間、各PCの状況の整理や使用者とのコミュニケーションなど、豊富なノウハウで上海および中国のお客様を支援しております。

弊社では中国でOffice365を導入する際は、訪問スピード等の観点からまずは中国版をおすすめしてはいますが、その後国際版と比較検討いただいた結果、最近では国際版を選択するお客様も増えてきております。

中国版Office365のデメリットとしては、Teams等のツールがまだ使えない、日本本社とゲストとして共有する際に、中国版のOffice365アカウントに対して招待できない、Skypeでテナント同士の信頼関係で通信できない、などがあげられます。

ですが、お客様によっては、なによりも海外とのメールのやり取りがスムーズにできること、そしてなるべくスムーズに切り替えられることを重要視して中国版を選択されることもあります。

中国でどちらのOffice365を選択すべきか迷われているお客様は、一度弊社までご連絡ください。

弊社では香港万聯を経由して国際版Office365 も正規取り扱いしておりますので、中国拠点で香港版を契約していただくことが可能です。（人民元でお支払いいただく場合は関税取り扱い手数料をいただいております。）

外部共有機能はOffice365 (OneDrive, Sharepoint)でも便利に使いこなしたい機能であり、中国版Office365でも利用することができます。

Office365の外部共有は、匿名を許可する共有と、ログインを必要とする共有があります。

このうち、ログインを必要とする共有では、他テナントのOffice365アカウントまたはマイクロソフトアカウントを使用できるのですが、これは中国のOffice365とグロバール版のOffice365は相互に使用できません。つまり、中国のOffice365内の情報が外部共有されている場合に、日本のOffice365アカウントを使ってアクセスすることができないので、マイクロソフトアカウントを作成するしかありません。

いくつかのお客様を支援して思うのが、このマイクロソフトアカウントというのがあまり作成時の手順が洗練されておらずに日本側のメンバーに少なからず負担をかけてしまうということです。メールアドレスの指定、または outlook.com の作成、さらには Skypeとの紐づけなど、複数でそれぞれ異なる作成方法ではその後のサポートも非常に大変になります。

またもう一つ気を付けたいこと、仕事に使っているメールアドレスを使ってマイクロソフトアカウントを作成することはお勧めできないということです。

日本で仕事用のメールアドレスがOffice365の場合に起こる問題ですが、一つのメールアドレスがOffice365でも利用されており、マイクロソフトアカウントでも利用されている場合、毎回ブラウザログインする際に、Office365アカウントでログインするか、マイクロソフトアカウントでログインするか選択する画面が増えてしまうのです。これはSharepoint Onlineなどで毎日ブラウザから使用する場合などは大変ストレスになります。

現在日本の仕事用のメールアドレスがOffice365でなくても、近い将来に会社の方針等でOffice365に切り替わる可能性が十分にあります。そのため、私からは仕事のメールアドレスをマイクロソフトアカウントにも使うことをお勧めしていません。

 

Office365をWeChatと組み合わせるメリット

社員同士でWeChatを交換しなくてもメッセージが送りあえる

これがなにより大きいメリットだと思います。中国人とってWeChatはすべての人がもっているといってもいいほど日常のツールです。プライベートでもビジネスでもほとんどの人がWeChatをコミュニケーションに使っています。

しかしはなれたオフィスの人とWeChat上でつながっているとは限らず、本社の担当者と地方の支店の人などもWeChat上でつながっていないことがほとんどです。Office365とWeChatを組み合わせることで、WeChat上で社員を検索して、そこからメッセージを送ることで、その社員のWeChatにメッセージが届きます。会社によってはコミュニケーションの利便性を劇的に高めるツールとなり得ます。

社内お知らせ機能が使える

つまりはWeChat上でアクセスできる社内ポータルみたいなものです。まだ非常に簡単なメッセージと画像のみですが、全社お知らせをWeChat上で配信できることは大きなメリットです。

 

上記にあげた以外にもサードパーティ製のアプリでワークフローや文書管理なども利用できる予定とのことで、人数が一定規模の会社はぜひ使わない手はありません。

ただし初期設定の際にすべての社員のWeChatアカウントを集める必要があるなど、一通りの大変な作業があります。上海万聯でも複数WeChat設定の経験を生かしてお手伝いできますのでご相談ください。

 

微信(WeChat)とOffice365を組み合わせる方法をマイクロソフト中国が提供しています。

現在の企業システムにはモバイル対応が欠かせず、成長企業の多い中国ではなおさらですが、Office365の提供するモバイル体験はもともと限定的でした。

そこでマイクロソフト中国は中国で大変普及しているチャットアプリ WeChatとOffice365を組み合わせるソリューションを開発して提供しています。

具体的にはWeChat の機能の一つであるWeChat企業アカウントとOffice365のテナントを関連付けて、WeChat上からOffice365 を経由して会社の情報を閲覧することができるようになります。

この機能は中国版Office365とグローバル版Office365の両方で利用可能です。

弊社上海万聯でもこのWeChat – Office365ソリューションのコンサルティング・開通・トレーニングなど提供しております。お気軽にお問合せください。

マイクロソフト中国では、多国籍企業のお客様にもより便利に中国版Office365を利用してもらうため、グローバル版のOffice365との連携について開発を進めています。

社内に国際回線を用いたADがあり、海外、国内ともにADとのフェデレーションを実施している場合、現在はOneDrive および　Sharepoint の内部ユーザーとしての権限の付与、Sharepoint権限の統一管理、Exchangeコンタクトの統一化が実現できます。

残念ながら最も望まれている同一メールドメインでの使用については、まだ実現できていません。マイクロソフト中国では継続的に実現に向けて開発を進めていますので、最新の情報にご注目ください。

オンプレミスのExchangeとクラウドのExchange をハイブリッド移行するためには、Microsoftの提供する Exchangeサーバーを中間に追加してHybrid機能を追加する方法があります。

その他にもメールサーバーの転送機能を工夫することで、既存のPOPサーバーからハイブリッド移行（ステージング移行）することも可能です。弊社万聯でも中国全国に拠点とユーザーを持つお客様で、既存のPOPサーバーからハイブリッドで移行しました。

具体的には事前に十分にステージングのスケジュールをしたのち、MXをExchange Online に切り替えすべてのお客様はExchange Online側でグループ化して、メールをPOPサーバーに転送します。そしてお客様のOutlookの設定が完了したグループを順に転送から外していきます。

この場合問題になるのが内部での送信の場合で、移行していないユーザーが旧設定のサーバーのSMTPを使用して移行済みのユーザーにメールを送信する場合、メールサーバーは外部のMXではなく自サーバーが当該ドメインのメールサーバーと認識してしまうため、Exchange Onlineに配送されないという問題が発生しました。そのため本件では、移行が完了したユーザーを今度はPOPサーバー側でExchange Online に転送するという設定を追加しました。この場合ループが発生しないように設定の順番は慎重に行う必要があります。

結果的に本件は移行中はとても忙しいプロジェクトとなりましたが、お客様への負担を最小化するための様々な移行方法を弊社では実施しています。

Office365は多くの企業様がまずはメールの移行のために使用を開始しています。Office365がベースとするExchange Onlineは、安定したバックボーン、中国国内外でのメールの不達への高品質な対応など、クラウドメールソリューションとしても他社とは比較にならないほどの優秀な性質を備えています。

ですがメールだけでは263企業通信やビジネスQQメールなど、他のソリューションもありますよね。わざわざ高級なOffice365を利用するからには、メール以外の機能を使いこなして企業のコラボレーションを促進したいものです。

いろいろなアプローチが考えられます。

1. トレーニングを通じてOffice365の機能をより使いこなす
2. Office365の設定や活用をIT担当者がよりプロフェッショナルに行う
3. Office365のデータを使って、より高機能な企業内システムを開発する

これらは企業のITサービスとサポート体制に応じて段階的に進めていければいいと思います。

弊社上海万聯ではさまざまな段階に応じたOffice365の有効活用をお手伝いしております。コラボレーションに関しては、企業内のプロジェクトやチームワーキングをよく理解した専任のトレーニングスタッフが、御社の実情に即した利用トレーニングを提供しております。ぜひご相談ください。